La Finance suit l'argent : ce que les clients doivent et paient, ce que la société doit et règle, où se trouve chaque chèque ou effet, et ce qui est réellement passé en banque.
Elle se branche naturellement sur les autres modules — les factures viennent de la Gestion commerciale, les écritures partent en Comptabilité — mais elle peut aussi fonctionner seule.
Tableau de bord
Position de trésorerie : soldes par banque et par caisse, encaissements et décaissements de la période, effets à échoir, impayés en cours.
| Indicateur | Montant |
|---|---|
| Banque démo A | 84 200,000 |
| Banque démo B | 31 750,000 |
| Caisse | 6 400,000 |
| Disponible | 122 350,000 |
| Effets à échoir (30 j) | 42 180,000 |
| Impayés en cours | 3 260,000 |
Règlements
Saisie et suivi des règlements, séparés en clients et fournisseurs, avec des filtres par mode, par banque, par statut et par période.
Enregistrer un règlement client
Côté fournisseurs
Trois façons de saisir, selon la situation :
- sur facture — le cas normal ;
- manuel — un décaissement sans rapprochement immédiat ;
- sans facture — une avance ou un acompte, régularisé plus tard.
Les dépenses du Parc Auto peuvent également remonter ici pour être réglées.
Paiements
Le suivi ligne à ligne de chaque moyen de paiement, avec un sous-onglet par mode. C'est l'écran de travail quotidien de la trésorerie.
Actions disponibles sur un paiement :
| Action | Usage |
|---|---|
| Échéance | Fixer ou décaler la date d'encaissement prévue |
| Statut de gestion | Où en est ce paiement dans votre circuit interne |
| Transfert | Passer le paiement à un autre tiers ou l'endosser ; annulable |
| Éclatement | Découper un paiement en plusieurs lignes |
| Valider un brouillon | Confirmer une ligne saisie provisoirement |
| Commentaire | Laisser une note, qu'un collègue peut prendre en charge |
| Déclarer impayé | Enregistrer le rejet, avec sa localisation et son suivi |
Impayés
Un paiement rejeté est marqué impayé : il ressort dans les listes, peut être notifié au client par SMS, et donne lieu à une attestation d'impayé imprimable. Le statut se corrige (annulation de l'impayé) si le paiement finit par passer.
| N° | Tiers | Échéance | Montant | Statut |
|---|---|---|---|---|
| CHQ-100281 | Client démo A | 30/06 | 2 180,000 | À l'encaissement |
| CHQ-100282 | Client démo B | 15/07 | 940,000 | En portefeuille |
| CHQ-100279 | Client démo C | 05/06 | 1 275,500 | Impayé |
Traites
Les traites (effets) se impriment depuis le module, à l'unité ou en série.
Versements
Un versement est un dépôt en banque : on regroupe des chèques, des espèces ou des effets et on les remet ensemble. Le module :
- constitue le versement (avec sous-onglets par mode) ;
- imprime le bordereau de remise ;
- suit son statut jusqu'à l'encaissement ;
- signale les paiements manquants au moment du contrôle.
Tiers
La face financière des clients et des fournisseurs :
- Clients et Fournisseurs — coordonnées financières, activation ;
- Banques du tiers — ses coordonnées bancaires ;
- Ancien solde — le solde repris de l'ancien système, saisi ou importé
depuis un modèle Excel, et réinitialisable ;
- Situation — l'état de compte du tiers : ce qu'il doit, ce qu'il a réglé ;
- Encours client — l'exposition en cours, utile avant d'accepter une nouvelle
commande.
Banque
Un sous-onglet par banque enregistrée. Pour la banque sélectionnée, l'écran rassemble toutes les opérations qui la concernent : versements (débit), impayés affectant ces versements (crédit), et opérations diverses saisies à la main (frais, agios, virements internes).
Rapprochement
À partir de l'extrait bancaire, on rapproche les lignes avec les opérations d'Atome, on corrige une date ou une commission mal calculée, et on distingue le réalisé du prévisionnel.
Planification
Les opérations récurrentes (échéances, prélèvements, abonnements) se planifient et génèrent leurs occurrences le moment venu.
Caisse
Suivi de la caisse espèces, en deux volets :
- Recettes — les encaissements en espèces ;
- Dépenses — les sorties de caisse, avec leur justificatif.
Historique
Chronologie des paiements : pour chaque ligne, tout ce qui lui est arrivé — saisie, transfert, éclatement, versement, impayé, régularisation.
Par défaut, l'écran affiche les blocs en cours (non résolus). Un bloc marqué résolu disparaît du filtre par défaut mais reste consultable : rien n'est perdu.
C'est l'écran à ouvrir quand quelqu'un demande « qu'est devenu ce chèque ? ».
Paramètres
| Rubrique | Contenu |
|---|---|
| Général | Options du module et indicateurs du tableau de bord |
| Fiche société | Coordonnées utilisées sur les documents financiers |
| Banques | Les banques de la société et leurs comptes |
| Caisses | Les caisses espèces |
| Commissions | Barèmes de commission bancaire, par banque |
| Comptabilité | Comptes et journaux alimentés par la Finance |
| Taux | Taux utilisés dans les calculs |
| Retenues | Retenues à la source appliquées aux règlements |
| Statuts d'impayé | Les statuts de suivi de vos impayés |
| Attestations | Modèles des documents imprimés |
| Communication | E-mail et SMS (avec test d'envoi), export et import du paramétrage |
| Stockage | Conservation des pièces justificatives |
| Reprise | Import des règlements existants lors d'une reprise de données |
Reprise de données
La rubrique Reprise permet de charger, par lots, les règlements de l'ancien système : espèces, chèques, retenues, compensations, virements, traites, différés. Chaque lot se charge depuis un modèle Excel, peut être matérialisé (devenir de vrais paiements), dématérialisé (revenir en arrière) ou supprimé.