Ce module gère la prise de rendez-vous d'une activité à créneaux — un salon, ou un réseau de plusieurs salons. Il couvre les deux façons de remplir un planning : le rendez-vous pris au comptoir ou par téléphone, et celui que le client prend lui-même en ligne, à toute heure.
Le calcul des créneaux tient compte, simultanément, des horaires du salon, des horaires et des absences de chaque intervenant, de ses compétences, et de la durée de la prestation demandée.
Planning
L'écran central : une journée, une colonne par intervenant, les rendez-vous posés sur leurs créneaux.
| Heure | Intervenant 1 | Intervenant 2 | Intervenant 3 |
|---|---|---|---|
| 09:00 | Client démo A | Libre | Client démo B |
| 10:00 | Libre | Client démo C | Client démo D |
| 11:00 | Client démo E | Client démo F | Libre |
| 12:00 | Libre | Libre | Client démo G |
Poser un rendez-vous
Statuts
Un rendez-vous passe par : prévu → confirmé → honoré, ou annulé / absent. Le statut se change directement depuis le planning ; un créneau annulé redevient disponible, y compris pour la réservation en ligne.
Mon planning
Chaque intervenant dispose d'une vue Mon planning limitée à ses propres rendez-vous — pratique sur téléphone, entre deux clients.
Salons
Un salon, c'est une adresse : nom, adresse, téléphone, photo, et surtout ses horaires d'ouverture jour par jour (avec la possibilité de plusieurs plages pour gérer la coupure du midi).
Un tenant peut gérer plusieurs salons : chacun a ses horaires, ses intervenants, ses prestations et sa page publique.
Coiffeurs
Pour chaque intervenant :
| Onglet | Contenu |
|---|---|
| Fiche | Nom, photo, salon de rattachement, coordonnées |
| Horaires | Ses jours et heures de travail, qui peuvent différer de ceux du salon |
| Compétences | Les prestations qu'il sait réaliser |
| Indisponibilités | Congés, formations, absences ponctuelles |
Ces quatre éléments alimentent directement le calcul des créneaux proposés en ligne : un intervenant absent ou non compétent pour une prestation n'apparaît jamais comme disponible.
Prestations
Les prestations se définissent à deux niveaux :
- le référentiel — la liste des prestations de l'enseigne (nom, catégorie,
durée type) ;
- la prestation du salon — la déclinaison locale : prix et durée propres à
ce salon.
Un même service peut donc coûter et durer différemment d'un salon à l'autre, sans dupliquer le catalogue.
| Prestation | Durée | Prix |
|---|---|---|
| Prestation démo A | 30 min | 25,000 |
| Prestation démo B | 45 min | 40,000 |
| Prestation démo C | 1 h 30 | 90,000 |
Clients
Fichier des clients : coordonnées, historique de leurs rendez-vous, absences. Les clients qui réservent en ligne s'y ajoutent automatiquement lors de leur inscription.
Paramètres
| Réglage | Effet |
|---|---|
| Granularité | Pas des créneaux proposés (15, 20, 30 minutes…) |
| Délai d'annulation | Nombre d'heures avant le rendez-vous en deçà duquel le client ne peut plus annuler seul |
| Acompte | Activation, type (pourcentage ou montant fixe) et valeur demandée à la réservation |
| Rappels | Envoi automatique d'un rappel la veille du rendez-vous |
| Réservation ouverte | Ouvre ou ferme la prise de rendez-vous en ligne |
| E-mail expéditeur et serveur d'envoi | Utilisés pour les confirmations et les rappels |
Site public et portail client
Le module publie un site à l'adresse de votre société :
- La vitrine — présentation de l'enseigne et de chaque salon (adresse,
horaires, prestations, tarifs).
- La réservation — le client choisit une prestation, un salon, puis un
créneau réellement disponible, et confirme en laissant ses coordonnées.
- Le portail client — inscription, connexion, consultation de ses
rendez-vous à venir et passés, annulation dans le délai autorisé.
Un rendez-vous pris en ligne apparaît immédiatement dans le planning du back-office : il n'y a qu'un seul planning, pas deux à réconcilier.