Gestion commerciale

La Gestion commerciale est le module central d'Atome : c'est lui qui détient les articles, les tiers et toutes les pièces d'achat et de vente. Les autres modules s'y raccordent — la Caisse y vend, la Comptabilité y récupère ses écritures, la Finance y trouve les factures à régler, le Parc Auto y facture ses prestations.

Sa barre d'onglets suit le cycle de l'activité : on paramètre les données de base, on achète, on gère le stock, on vend, puis on analyse.

Données de base

Le référentiel du module, organisé en trois familles de sous-onglets.

Catalogue

• Articles — la fiche produit : code, désignation, code-barres, unité, TVA,

prix d'achat et de vente, prix public, marque, famille, dépôt, seuil de réapprovisionnement, emplacement, photo. C'est la fiche la plus consultée du module.

• Catégories, groupes, familles, sous-familles, marques — les niveaux de

classement du catalogue. Ils structurent les listes, les statistiques et les tarifs.

Attributs et référentiels

Unités, couleurs, poids, taux de TVA, modes de paiement et dépôts. Ce sont les listes déroulantes qui alimentent toutes les saisies : mieux elles sont tenues, plus la saisie est rapide et cohérente.

Tiers

• Clients — coordonnées, conditions commerciales, tarif appliqué, plafond

d'encours, zone, groupe.

• Prospects — les clients potentiels, transformables en clients.
• Groupes de clients et zones — le classement commercial et géographique,

utilisé par les tarifs, les tournées de livraison et les analyses.

• Fournisseurs — coordonnées, conditions d'achat, articles rattachés.

Stock

Consultation du stock

L'état des quantités par article et par dépôt, avec la valorisation. C'est l'écran de référence : tout le reste de la rubrique sert à le faire évoluer ou à l'expliquer.

Mouvement

L'historique des entrées et sorties d'un article : quelle pièce, quelle date, quelle quantité, quel dépôt. C'est ici qu'on répond à « pourquoi ce stock est-il à ce niveau ? ».

Bons d'entrée, de sortie et de transfert

Inventaires et régularisation

L'inventaire compare le stock théorique au stock compté. Une fois la saisie terminée, la régularisation génère les écarts et aligne le stock sur la réalité.

Réapprovisionnement

Les articles sous leur seuil, avec la quantité suggérée, pour préparer les commandes fournisseurs.

DLC

Suivi des dates limites : ce qui approche de la péremption, par article et par dépôt.

Articles sans mouvement

Les références qui ne bougent plus : candidats à la promotion, au déstockage ou à l'arrêt.

À valider et pièces de stock

Les mouvements en attente de validation, et l'ensemble des pièces de stock regroupées au même endroit.

Achats

Le cycle fournisseur, un sous-onglet par type de pièce :

Ventes

Le cycle client, plus riche car il couvre plusieurs canaux :

Préparation marchandise et gestion de la livraison

Deux rubriques optionnelles, activables depuis la fiche société, pour les sociétés qui séparent la préparation physique de la commande et son acheminement :

• Préparation marchandise — constituer une préparation à partir des

commandes, et retrouver les préparations enregistrées ;

• Gestion livraison — le suivi de ce qui part en tournée.

Analyses

Deux volets, clients et fournisseurs, chacun avec ses rapports.

Clients : articles sans mouvement, chiffre d'affaires par catégorie, par marque, par zone, et comparatif entre deux périodes (par zone, par client, par marque ou par produit).

Fournisseurs : sans mouvement, répartition par catégorie et par marque, statistiques de vente des articles du fournisseur.

Alertes

Des contrôles de cohérence, lancés à la demande, qui repèrent ce qu'une saisie quotidienne laisse passer :

Import

Rubrique dédiée aux sociétés qui importent de la marchandise. Elle suit un dossier d'importation depuis la commande jusqu'à la mise en stock et au calcul du prix de revient.

Suivi Import

Tableau de bord des dossiers en cours et messagerie avec le transitaire, qui dispose de son propre accès pour déposer documents et informations.

Dossier Import

Le cœur de la rubrique. Un dossier par arrivage, numéroté par fournisseur et par année, avec ses étapes à valider au fil de l'avancement. Il se travaille par volets :

Dossiers brouillons

Les dossiers en cours de constitution, pas encore engagés.

Commande

Préparation des commandes fournisseurs à l'import.

Apprentissage

Les modèles de lecture des commandes reçues des clients : Atome apprend le format de fichier de chaque client (ou groupe de clients) pour transformer une commande reçue en pièce, sans ressaisie. Un modèle se crée, se teste, se valide ou se désactive.

Douane

Référentiel douanier (positions tarifaires) utilisé par les calculs de liquidation.

Expos

Suivi des salons professionnels : contacts rencontrés et cartes de visite numérisées.

Pièces comptables

Saisie des pièces comptables rattachées aux dossiers (fournisseur, douane) : montants HT, TVA, timbre, TTC, statut de validation.

Marketing

Programme marketing

Le programme commercial en cours, par groupe de clients.

Promotions

Suivi des opérations promotionnelles : les lots commandés sont captés depuis le site, figés, et suivis jusqu'à la facturation.

Excitation

Grille de prix par paliers de quantité : pour un article et un type de client, le prix et la marge selon le volume commandé. Filtres en cascade, historique des grilles et export.

Bonus & barème

Barèmes de bonus accordés aux clients selon leurs volumes.

Modules de groupes clients

Certaines sociétés exposent un onglet dédié à un groupe de clients (une enseigne, une centrale) avec ses propres écrans : commandes reçues, documents, suivi. Ces onglets apparaissent automatiquement quand un groupe est configuré ainsi.

Paramètres